Mittlerweile schreiben wir das Jahr 2017. Dauerhafte Inernetverbindungen und Cloud Services sind mittlerweile etablierte Standards und ich bin durchaus auch in der Lage, zu programmieren. Warum um alles in der Welt nutze ich dann aktuell immer noch drei verschiedene(!) Excel-Tabellen, um einen Überblick über meine (Arbeits-) Zeit zu haben?
Warum überhaupt Zeit erfassen
Ich weiß, dass Zeiterfassung ein Thema ist, das die Menschheit irgendwie spaltet. Ich kenne genügend (auch ehemalige) Kollegen, die nur genervt sind, wenn sie ihre Zeiten erfassen sollen. Allerdings liegt meines Erachtens der Nerv-Faktor nicht in der Zeiterfassung an sich, sondern an zwei ausräumbare Punkte:
- Die Erfassung einer Tätigkeit ist oft unverhältnismäßig zeitaufwändig und umständlich. (Beispiel: Korrektes Ticket im Ticket-System suchen & 3 Klicks für Zeiterfassung sind bei 5 Kontextwechseln pro Stunde extrem nervig.)
- Gerade im Arbeitnehmer-Verhältnis gibt es oft nicht die richtigen Posten, auf die man notwendige aber ungern gesehene Tätigkeiten buchen kann. (Beispiel: Die Firmen-Forderung „Es muss möglichst alles auf ein bezahltes Projekt gebucht werden“ vs. die Notwendigkeit, auch mal die eMails zu sortieren oder mit den Kollegen Informationen auszutauschen – wer hat dafür schon Positionen, auf die er das buchen kann..)
Wie und warum diese Probleme eigentlich sehr einfach lösbar sind, dürfte vom Umfang her aber einen separaten Post füllen.
Warum also sollte ich (als nicht-freiberuflicher Angestellter) überhaupt meine Zeit erfassen? Ganz einfach: Weil meine Arbeitgeber daran bisher meistens kein konkretes Interesse hatten. D.h. es gab keine (aus Arbeitnehmer-Sicht) sinnvollen Tools um die erledigten Arbeiten und benötigten Zeiten zu erfassen und zu auszuwerten. Und da ich gerne a) einen genauen Überblick über meine (Über-) Stunden habe und b) habe ich gerne konkrete Daten für eine sinnvolle Stellungnahme über das, was ich so gemacht habe. Bei Überstunden-Diskussionen hat sich dieses Vorgehen schon einige Male bewährt.
Meine (geliebten und gehassten) Excel-Tabellen
Eng mit dem „Warum“ ist natürlich auch das „Was“ verbunden. Also welche Informationen möchte ich für die Nachwelt (bzw. mich) aufbewahren? Natürlich gilt wie immer: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Prinzipiell habe ich drei Tabellen, die ich parallel erfasse:
- Die Stechuhr
- Die Wochen-Stunden
- Das WorkLog
Die Stechuhr ist für die Wochen(vor)planung sinnvoll. Sie enthält lediglich vier Zeiten pro Tag und das über eine Woche gesammelt. Ursprünglich habe ich die Daten immer nur für die aktuelle Woche vorgehalten und dann überschrieben, wenn sie in die Wochen-Stunden übernommen worden sind. Die Stechuhr ist ein gutes Werkzeug, um im Blick zu behalten, wo man am Ende der Woche stundenmäßig ankommen wird.
In der Wochen-Stunden-Übersicht werden dann nur noch die Stunden pro Tag erfasst. Die Zielstellung hier ist eine Jahresübersicht, die mich darüber auf dem Laufenden hält, ob mein Stundenkontingent im grünen Bereich liegt. Was ich immer hilfreich finde, ist eine Aufsummierung der Überstunden über die letzten vier Wochen – das ist nicht unbedingt wissenschaftlich, verschafft mir aber ein gutes Gefühl darüber, ob ich mich aktuell im (selbstgesteckten) Rahmen befinde, oder eher nicht.Außerdem kann man über Spalten-Summen schnell einen Überblick über Urlaubs-, Krankheits- und Kinderpflege-Tage behalten. Zudem ist es für mich persönlich hilfreich, wenn ich an die Wochen Kommentare heften kann, so dass ich „wichtige Ereignisse“ auch später noch gut zuordnen kann. Z.B. Negativstunden, die der Tatsache geschuldet sind, dass man arbeiten gegangen ist, obwohl man stark angeschlagen war.
Die Detail-Ansicht gibt es dann WorkLog zu sehen. Hier schreibe ich (mit maximal 5-Minuten-Genauigkeit) auf, was ich so gemacht habe. Die wichtigsten Gliederungsebenen zum Suchen sind „Datum“ und „Projekt / Ticket“. Darüber kann man am Ende des Tages die aufsummierte Arbeitszeit für eine Aufgabe in das entsprechend notwendige System übernehmen. Über die Spalten „Task“ kann ich auch Unteraufgaben innerhalb eines Projektes oder Tickets einfach aufsummieren und die „Anmerkungen“ ermöglichen noch zusätzliche, nicht-filterbare Kommentare einzugeben, die die Spalten „Projekt / Ticket“ und „Task“ nur unbrauchbar (weil nicht sinnvoll filterbar) machen würden.
Wie kann das effizient sein?
Ich erfasse also einige Informationen doppelt (z.B. die Start- und End-Zeit in der Stechuhr und im WorkLog) und auf drei verschiedene Dateien verteilt. Dieses Vorgehen ist tatsächlich effizienter, als alles in einer Datei zu erfassen, sofern man Launchy (oder ein ähnliches Tool) nutzt, denn hier kann man nicht nur Programme, sondern auch Dateien verknüpfen. Einfach nur [Alt] + [Space] drücken (was ich sowieso zum Starten aller Programme verwende), die ersten Buchstaben eingeben, [Enter] drücken und schon kann die Zeiterfassung beginnen. Und dadurch, dass es verschiedene Dateien sind, ist der Cursor auch jedes Mal gleich in der richtigen Zelle. Und Dank Seafile habe ich die Dateien auch gleich auf dem Handy und dem Privatlaptop.
Aber es gibt doch genügend Tools zur Zeiterfassung
Mein Problem ist, dass bisher kein Zeiterfassungstool, das ich getestet habe, mich so weit überzeugen konnte, dass es besser funktioniert, als das etablierte System. Was wären also nun die Vorzüge, die so ein Tool mitbringen müsste, um mich zu überzeugen?
- Es darf nicht nur eine App sein, sondern muss auch auf dem Arbeitsrechner verfügbar sein.
- Die Daten sollen in der Cloud gespeichert werden, damit ich auch von zu Hause und unterwegs darauf zugreifen kann.
- Idealerweise ist die Lösung selbstgehostet, weil ich diese Informationen ungern rausgebe – aber da lässt sich drüber hinwegschauen.
- Idealerweise muss die Zeiterfassung Tastaturgesteuert gestartet werden und komplett ohne Verwendung der Maus durchgeführt werden.
- Eine Unterstützung für „mehrere Arbeitgeber“ wäre sehr wünschenswert sowie einzelne und aggregierte Tages- und Wochen-Werte.
- Eine Erfassung von Krankheits-, Urlaubs-, Kind-krank- & Reise-Tagen sollte möglich sein.
- Eine Überstundenauswertung auf Jahres- und Wochenbasis ist das Minimum.
- Das separate Erfassen von Anfangs- und Endzeiten wäre wünschenswert, weil hiermit eine Wochenprognose gemacht werden kann und man sich die Grobdaten schon mal vornotieren kann, auch wenn es noch keine Details gibt.
Sollte jemand ein Tool kennen, dass (möglichst) alle diese Features abdeckt, würde ich mich über einen entsprechenden Hinweis freuen. Ansonsten werde ich vermutlich auch in nächster Zukunft meine Excel-Tabellen verwenden. Ich würde mir zwar auch gerne mein eigenes passgenaues Tool schreiben, aber dafür habe ich aktuell zu viele andere Projekte, deren Priorität höher angesiedelt ist – schließlich gibt es hier immerhin eine funktionierende Lösung.